Jak zorganizować konferencję lub szkolenie w hotelu?

konferencja

Zorganizowanie konferencji, szkolenia czy eventu biznesowego to nie lada wyzwanie wymagające sporego zaangażowania, nakładów finansowych, a przede wszystkim – dobrego planu. Przygotowując takie wydarzenie, trzeba pomyśleć m.in. o lokalizacji, zapleczu sprzętowym i gastronomicznym, czy oszacować liczbę uczestników. Coraz popularniejsze staje się organizowanie tego typu eventów w hotelach przy wsparciu wykwalifikowanej kadry na miejscu. 

Od czego i kiedy zacząć planowanie? Jak przewidzieć nieprzewidziane? Co zrobić, by urozmaicić i umilić czas uczestnikom szkolenia? Czy hotel nad jeziorem blisko Łodzi to dobre miejsce na konferencję naukową lub spotkanie biznesowe? Przeczytaj nasz tekst i dowiedz się więcej.

Kiedy zacząć planować konferencję?

Ogólnie odpowiedź brzmi: „im wcześniej, tym lepiej”. W praktyce przyjmuje się, że na organizację tego typu wydarzeń należy przewidzieć od sześciu miesięcy do roku. Istotna jest m.in. przewidywana liczba uczestników, decyzja czy chcemy część sympozjum lub eventu przeprowadzić na wolnym powietrzu, a także czy dziedzina, której dotyczy wydarzenie, należy do branży sezonowej. Wszystko to ma wpływ na czas potrzebny do przygotowań i wybór terminu.

Należy pamiętać, że okres letni jest dość niekorzystny jeśli chodzi o organizowanie sympozjów i szkoleń. Część potencjalnych uczestników może wówczas przebywać na urlopach, zaś w hotelach jest większe obłożenie. Jeśli zależy nam na terminie wakacyjnym, warto wziąć pod uwagę hotel w łódzkim. 

Czy hotel konferencyjny to dobry wybór?

Niezależnie od tego, czy mamy w planach szkolenie dla czterdziestoosobowej firmy, czy sympozjum na dwustu uczestników, będziemy potrzebować przede wszystkim dużo miejsca. Jeżeli wydarzenie będzie kilkudniowe, przyda się nie tylko przestronna, odpowiednio przystosowana sala, ale i możliwość noclegu. W takich sytuacjach warto wybrać doświadczone centrum konferencyjne. Zalew Sulejowski i jego leśna otulina to miejsce, gdzie po wielu godzinach szkolenia można rozprostować nogi na spacerze lub zapewnić sobie chwilę samotności nad wodą.

Przeczytaj również  Modne stylizacje damskie na wiosnę 2023

Dobry hotel konferencyjny zapewni nam nie tylko odpowiednie miejsce do pracy i odpoczynku. Mając doświadczenie w organizowaniu wydarzeń biznesowych, udostępni również niezbędny sprzęt (nagłośnienie, ekrany, rzutniki) oraz zapewni zaplecze gastronomiczne. W takim obiekcie możemy też zawsze liczyć na wsparcie i fachową pomoc wykwalifikowanej obsługi.

Jak zapewnić zaplecze konferencyjne?

Każdy, kto organizuje duże szkolenie lub konferencję biznesową, musi liczyć się z koniecznością zapewnienia sporej liczby udogodnień i pomocy. Odpowiednio duża sala konferencyjna i wygodne krzesła to nie wszystko. By wydarzenie przebiegło bez większych przeszkód i zrobiło odpowiednie wrażenie na uczestnikach, niezbędne są ekrany i rzutniki, profesjonalne nagłośnienie i internet. Mogą przydać się tablice typu flipchart, odtwarzacz DVD oraz możliwość zasłonięcia okien. 

Dobry hotel konferencyjny (w łódzkim znajdziemy taki np. nad malowniczym Zalewem Sulejowskim) zapewni organizatorom eventu niezbędny sprzęt i odpowiednio wyposażone miejsce. Większość nietypowych wymagań można bez problemu zrealizować po wcześniejszym ustaleniu szczegółów z obsługą obiektu. Zachęcamy do odwiedzenia: https://centrummolo.pl/biznes/konferencje-i-szkolenia/

tablica

Konferencja w centrum miasta czy na łonie natury?

Choć piękne widoki nie są najważniejszym elementem konferencji, to z pewnością będą mieć wpływ na samopoczucie uczestników. Kiedyś organizowane głównie w dużych ośrodkach miejskich szkolenia biznesowe i sympozja coraz częściej przenoszą się w nieco spokojniejsze okolice.

Szczególnie dla zabieganych pracowników korporacji spędzających większość dnia przy biurku, udział w konferencji na łonie natury może być świetną okazją do złapania oddechu i odpoczynku od miejskiego zgiełku. Wybierając hotel nad jeziorem blisko Łodzi, zapewnisz uczestnikom wydarzenia jednocześnie łatwy dojazd i piękne ciche otoczenie. Goście bez wątpienia docenią możliwość długiego spaceru po kilku godzinach wykładów czy kojący widok na jezioro z tarasu restauracyjnego.

Czy wyżywienie ma znaczenie?

Niezależnie od tego, czy konferencja trwa kilka godzin, czy kilka dni, dobry organizator nie może pozwolić, by uczestnicy byli głodni. Podczas krótszego wydarzenia niezbędne minimum to przerwa kawowa, dobrze byłoby również zapewnić gościom lekki lunch. 

Przeczytaj również  Jakie rzeczy musisz mieć w domu po urodzeniu dziecka? 10 najważniejszych z nich

Znaczenie zapewnienia posiłków rośnie, jeżeli mamy przed sobą dwie czy trzy doby szkoleń. W takiej sytuacji najlepiej sprawdzi się hotelowa restauracja doświadczona w obsłudze wieloosobowych wydarzeń. Biorąc pod uwagę fakt, że uczestnicy będą nocować na miejscu, oprócz posiłku popołudniowego, konieczne jest także zapewnienie śniadania. Centrum konferencyjne nad Zalewem Sulejowskim oferuje kompleksową obsługę także w tym zakresie. 

Jeśli organizujemy wydarzenie z wyżywieniem, koniecznie weźmy pod uwagę opcje posiłków dla osób z różnymi potrzebami – wegan, alergików czy nietolerujących glutenu.